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1) Madame X______ a été engagée dès le 1^er octobre 2007 par l’Hospice général (ci-après : l’hospice) en qualité d’employée remplissant la fonction de chargée de recherche en statistique et études sociales, rattachée à la direction générale. Un cahier des charges, susceptible de modifications ultérieures, définissait cette fonction. La classe de traitement prévue était la classe 18 de l’échelle des traitements de l’hospice et elle était engagée en annuité 10. Le taux d’activité était de 80 %, soit en moyenne 32h00 hebdomadaires.

Le contrat était soumis au statut du personnel de l’hospice en vigueur depuis le 1^er juin 2007 (ci-après : le statut), à la loi générale relative au personnel de l’administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux du 4 décembre 1997 (LPAC - B 5 05) ainsi que, à titre supplétif, au titre X^ème de la loi fédérale complétant le Code civil suisse du 30 mars 1911 (Livre cinquième : Droit des obligations - CO - RS 220).

2) Selon le cahier des charges, le but de la fonction était de :

« - procéder à des études et statistiques concernant les phénomènes sociaux et la population qui s’adresse à l’Hospice général ;

- répondre aux demandes d’information quantitative et qualitative émanant de l’institution concernant les problèmes sociaux rencontrés par la population genevoise ;

- contribuer à la réflexion, à l’évaluation et à l’anticipation en matière de moyens et de pratiques utilisés dans l’action développée par l’Hospice général ».

Cela impliquait les activités et responsabilités principales suivantes :

« 1. La conception, la conduite, l’élaboration et la définition d’études et de statistiques sur la base de propositions globales formulées par la direction et par les collaborateurs de l’Hospice général, par les chargés de recherche eux-mêmes, ainsi que par d’autres organismes sociaux.

2. Contribuer, par ces travaux, à la compréhension et à l’amélioration qualitative des conditions de vie de la population genevois et notamment de celle qui s’adresse à l’Hospice général.

3. L’observation des mutations intervenant dans ces domaines.

4. L’évaluation de pratiques sociales, notamment de celles de l’Hospice général en collaboration avec les services et unités compétents.

5. L’élaboration des plans d’études et de statistiques à entreprendre.

6. La définition d’hypothèses et d’objectifs d’investigation.

7. Le choix des méthodes et des modalités d’investigation.

8. Le recensement et/ou la récolte des données.

9. L’analyse et l’interprétation des données obtenues.

10. La mise en ordre et la présentation des résultats et des conclusions sous forme de rapport.

11. La direction de collaborateurs qui participent à l’exécution des relevés statistiques et aux études spécifiques.

12. La participation à des groupes de travail et la présentation des travaux exécutés dans le cadre du poste dito ».

3) Selon avenant du 19 février 2008 à son contrat d’engagement, le taux d’activité de Mme X______ est passé à 90 % dès le 1^er mars 2008 pour une durée indéterminée.

4) Par courrier du 5 février 2009, mentionné mais non produit, l’hospice a adressé à Mme X______ un avenant à son contrat d’engagement, ramenant son taux d’activité à 80 %, dès le 1^er mars 2009.

5) Le 2 mars 2009, Mme X______ a informé son employeur qu’elle n’acceptait pas cette réduction de son taux d’activité. Elle avait eu l’occasion de faire part à plusieurs reprises à sa hiérarchie de son désir d’augmenter son temps de travail, non de le diminuer.

6) Le 2 avril 2009, Mme X______ a demandé à l’hospice de lui verser pour mars 2009 un salaire correspondant à un taux d’activité de 90 % et non de 80 % comme cela avait été fait. Selon l’avenant du 19 févier 2008, elle était employée à un taux d’activité de 90 % et elle n’avait pas accepté l’avenant du 5 février 2009 réduisant ce taux à 80 %.

7) Le 21 avril 2009, l’hospice a informé Mme X______ que le délai de trois mois pour la fin d’un mois n’avait pas été respecté lors de l’établissement de l’avenant du 5 février 2009. Il proposait donc de maintenir le taux d’activité de l’intéressée à 90 % jusqu’au 31 mai 2009, date à laquelle elle reprendrait son taux initial d’activité de 80 %.

8) Le 23 avril 2009, l’hospice a envoyé à Mme X______ un nouvel avenant à son contrat d’engagement, annulant et remplaçant celui du 5 février 2009, ramenant son taux d’activité à 80 % dès le 1^er juin 2009.

9) Le 5 mai 2009, Mme X______ a fait à nouveau part de ce qu'elle n'était pas d'accord avec la diminution de son taux d’activité.

10) Le 11 juin 2009, en référence à un entretien qui s’était déroulé le 25 mai 2009 et avait porté sur l’appréciation et la fixation d’objectifs (ci-après : EAFO) ainsi que sur les modalités du contrat de travail et les heures supplémentaires, l’hospice a confirmé que le taux d’activité de Mme X______ avait été ramené à 80 % dès le 1^er juin 2009, l’augmentation à 90 % ayant été provisoire. Quant aux heures supplémentaires, elles devaient être validées par la hiérarchie.

11) Le 3 septembre 2009, l’hospice a adressé à Mme X______ un courrier relatif à l’EAFO du 25 mai 2009. Elle n’avait pas signé le document s’y rapportant ni fait parvenir sa détermination sur les points qu’elle contestait, à propos desquels elle avait eu plusieurs échanges avec sa supérieure hiérarchique. Sans commentaire de sa part sous quinzaine, l’EAFO serait considéré comme validé.

12) Le 7 septembre 2009, Mme X______ a retourné le document relatif à l’EAFO à son employeur, signé et accompagné de commentaires contestant certains points ou critiques.

13) Le 25 septembre 2009, l’hospice a informé Mme X______ que suite à sa dernière évaluation, lors de sa séance du 14 septembre 2009, la direction avait décidé de reporter sa nomination au 1^er octobre 2010. Sa période probatoire était prolongée d’une année.

14) Dans le courant du mois de novembre 2009, une séance et un échange de correspondance sont intervenus entre Mme X______, assistée d’un conseil, et son employeur, sans que les divergences s’aplanissent, en particulier sur le taux d’activité de l’intéressé.

15) Le 10 décembre 2009, alors que Mme X______ était en arrêt de travail d’une durée indéterminée pour cause de maladie, l’hospice a informé celle-ci que le rapport de confiance indispensable à la poursuite de la collaboration était rompu. En conséquence, il serait mis fin au contrat de travail dont la résiliation formelle interviendrait ultérieurement, en raison de son absence pour cause de maladie. Elle était d’ores et déjà dispensée de son obligation de travailler durant le délai de résiliation.

16) Le 17 décembre 2009, Mme X______, représentée par un nouveau conseil, a demandé à l’hospice d’annuler tant l’EAFO du 25 avril 2009 que la prolongation de la période probatoire du 14 septembre 2009 et de constater qu’elle devait être nommée. Ses droits n’avaient pas été respectés et cela indiquait que le secrétaire général avait probablement l’intention de se séparer d’elle avant même la tenue de l’EAFO litigieux.

17) Par décision du 24 février 2010, l’hospice a mis fin, pour le 31 mai 2010, aux rapports de service le liant à Mme X______. Elle était libérée de son obligation de travailler jusqu’à cette date. Les éventuels soldes de vacances et heures supplémentaires étaient considérés comme pris durant la période de dispense de travail. La décision était exécutoire nonobstant recours.

18) Le 29 mars 2010, Mme X______ a recouru auprès du Tribunal administratif, devenu depuis le 1^er janvier 2011 la chambre administrative de la chambre administrative de la Cour de justice (ci-après : la chambre administrative) contre la décision susmentionnée, concluant à son annulation et à ce que l’hospice soit invité à la réintégrer à un poste correspondant à ses capacités professionnelles et à ses compétences. Subsidiairement, l’hospice devait être condamné à lui verser un montant de CHF 201'812.- (cause A/1121/2010).

19) Le 28 avril 2010, l’hospice a établi un certificat de travail intermédiaire pour Mme X______. Sa teneur était la suivante :

« Nous soussignés, certifions que Madame X______, née le ______ 1956, travaille à l’Hospice général, institution genevoise d’aide sociale, depuis le 1^er octobre 2007, à 80 % en qualité de chargée de recherche en statistique et études sociales, rattachée à la direction générale. Dès le 1^er mars 2008 le taux d’activité de Madame X______ a été fixé à 90 % pour des raisons de service. Le 30 mai 2009, ce taux a été ramené à 80 %.

Dès son entrée en fonction, Madame X______ a été chargée de la mise en place de la statistique de l’aide sociale pour l’OFS en qualité de cheffe de projet maîtrise d’ouvrage (MOA). Ce projet concerne le développement d’une interface informatique pour la saisie de toutes les données requises par la Confédération pour la statistique de l’aide sociale.

Au titre de statisticienne, Madame X______ a participé aux définitions nécessaires pour les deux cahiers de charges principaux : "saisie des données" et "extraction des données".

Au titre de cheffe de projet, elle a organisé et planifié les séances de suivi du projet tant au niveau de la direction de projet que du comité de pilotage et du comité de direction. Madame X______ a eu, dans cette activité, une fonction transversale au sein de l’Institution et devait, à l’extérieur, entretenir les contacts avec l’Office fédéral de la statistique (OFS). Madame X______ a souhaité être déchargée du rôle de cheffe de projet à l’entrée en fonction de la cheffe de service soussignée, le 1^er mars 2009, afin de pouvoir se consacrer entièrement aux groupes de travail techniques et statistiques sur ce projet. A ce titre, elle reste, à ce jour, la personne de référence sur ce dossier.

Compétente et motivée, Madame X______ est très engagée dans ses activités professionnelles dont la réussite lui tient à cœur. C’est une collaboratrice consciencieuse, d’une vive intelligence, dont les qualités analytiques son appréciées.

Le présent certificat est établi à sa demande ».

20) Le 20 mai 2010, l’hospice a conclu au rejet du recours. Tant la demande de réintégration que la demande d’indemnisation devaient être écartées.

21) Mme X______ a produit des certificats médicaux attestant d’une incapacité de travail totale, pendant la période du 1^er mars au 31 mai 2010, le dernier certificat datant du 19 avril 2010.

22) Le 27 juillet 2010, Mme X______ a informé l’hospice que son contrat de travail n’avait pas été modifié valablement par l’avenant du 23 avril 2009 puisqu’elle ne l’avait pas accepté. Elle avait continué à travailler au vu et su de sa hiérarchie à 90 % tout en recevant un salaire à 80 % dès le 1^er juin 2009. Elle avait finalement accepté le principe d’une réduction de son taux d’activité dans le courant du mois de novembre 2009, sous la menace d’un licenciement. Malgré cette acceptation, elle avait tout de même été licenciée. Elle réclamait dès lors le paiement de la différence entre le salaire correspondant à son activité effective à 90 % et le salaire versé pour une activité à 80 %, du 1^er juin 2009 au 31 mai 2010, soit CHF 11'988,60. Elle demandait en outre le paiement de son solde de vacances non prises de 4,5 jours pour 2009 et de 8,3 jours pour 2010, calculé sur la base d’un taux d’activité à 90 %, soit un montant de CHF 5'752,32. Ce solde n’avait pu être pris en raison de son arrêt maladie. Elle demandait enfin un certificat de travail final, afin de pouvoir rapidement trouver un emploi. Un projet était joint dont l’hospice pourrait s’inspirer. Au cas où l’hospice ne souhaiterait pas donner une suite favorable à ses demandes elle le priait de rendre une décision formelle.

23) Le 25 août 2010, l’hospice a refusé la demande de paiement. Une erreur dans le délai de changement du taux d’activité de Mme X______ s’était produite et avait été rectifiée et, dans le respect du délai de trois mois, le changement était intervenu. Les menaces de licenciement étaient contestées. Mme X______ s’était engagée dans une formation dont les quatre premiers jours avaient eu lieu en mai 2010. Elle avait donc pu disposer de son solde de vacances pendant ce mois. Son certificat de travail était annexé. Ce dernier document avait la teneur suivante :

« Nous soussignés, certifions que Madame X______ née le ______ 1956, originaire de Genève, a travaillé à l’Hospice général, institution genevoise d’aide sociale, du 1^er octobre 2007 au 31 mai 2010, à 80 % en qualité de chargée de recherches au Service des études et statistiques, rattaché à la direction fédérale. Dès le 1^er mars 2008 le taux d’activité de Madame X______ a été fixé à 90 % pour des raisons de service. Le 30 mai 2009, ce taux a été ramené à 80 %, selon les termes de son contrat initial.

Dès son entrée en fonction, Madame X______ a été chargée de la mise en place de la statistique de l’aide sociale pour l’OFS en qualité de cheffe de projet maîtrise d’ouvrage (MOA). Ce projet concerne le développement d’une interface informatique pour la saisie de toutes les données requises par la Confédération pour la statistique de l’aide sociale.

Au titre de statisticienne, Madame X______ a participé aux définitions nécessaires pour les deux cahiers des charges principaux : "saisie des données" et "extraction des données". Elle a assuré les contrôles de qualité des données et le suivi des corrections.

Au titre de cheffe de projet, elle a organisé et planifié les séances de suivi du projet tant au niveau de la direction de projet que du comité de pilotage et du comité de direction. Madame X______ a eu, dans cette activité, une fonction transversale au sein de l’Institution et a collaboré étroitement avec l’Office fédéral de la statistique (OFS).

Madame X______ a également été en charge de la conception et de la gestion des bases de données SPSS pour les analyses statistiques effectuées par le Service des études et statistiques, dont le rôle est de fournir des réponses statistiques aux requêtes internes et externes que reçoit l’Institution, notamment de la part de l’Administration cantonale.

Compétente et motivée, Madame X______ est très engagée dans ses activités professionnelles dont la réussite lui tient à cœur. C’est une collaboratrice consciencieuse, d’une vive intelligence, dont les qualités analytiques sont appréciées.

Madame X______ nous quitte libre de tout engagement, hormis celui du secret de fonction, auquel elle reste soumise.

Nous lui souhaitons plein de succès dans la suite de son parcours professionnel ».

24) Le 27 août 2010, le juge délégué a tenu une audience de comparution personnelle des parties au cours de laquelle Mme X______ et l’hospice ont précisé leur position respective en persistant dans leurs conclusions.

25) Par acte du 29 septembre 2010, Mme X______ a recouru auprès de la chambre administrative contre le courrier de l’hospice du 25 août 2010 et le certificat de travail annexé, concluant préalablement à la jonction avec la cause A/1121/2010, à la production par l’hospice des versions papier de l’EAFO du 25 août 2009 et principalement à l’annulation du refus de paiement, à la condamnation de l’hospice à lui verser les montants de CHF 11'988,60 et CHF 5’732,32 avec intérêts à 5 % l’an dès le 31 mai 2010 et à la modification du certificat de travail du 25 août 2010 en des termes qui seront repris en tant que de besoin dans les considérants en droit.

L’état de fait de la cause A/1121/2010 était identique à celui du recours, la question du licenciement posée dans la première procédure était liée à celles du taux d’activité, du solde de vacances non pris et du certificat de travail final. La jonction des causes permettrait ainsi d’éviter des jugements contradictoires.

Elle n’avait pas accepté la réduction de son taux d’activité et, pensant qu’une telle modification de son contrat ne pouvait intervenir sans son accord, elle avait continué à travailler à 90 % jusqu’à la fin des rapports de travail au vu et su de sa hiérarchie, malgré le fait que son salaire était calculé sur la base d’un taux d’activité de 80 %. C’est sous la menace de licenciement qu’elle avait accepté ce dernier taux d’activité, ce qui n’était pas une acceptation valable.

Elle avait un solde de vacances de 12,8 jours au total qu’elle n’avait pu prendre en raison de son incapacité de travail. Le fait qu’elle ait suivi une formation dont les quatre premiers jours sont intervenus en mai 2010 ne permettait pas à l’hospice de nier ses prétentions en paiement des vacances non prises. Cette formation était nécessaire pour pouvoir se remettre de son atteinte à la santé et de retrouver du travail dans de bonnes conditions.

Quant au certificat de travail établi par l’hospice, il comportait des erreurs dans la description de ses tâches et ne donnait aucune indication sur son comportement, voire était incomplet.

Ce recours a été enregistré sous cause A/3265/2010.

26) Les 8 et 21 octobre 2010, Mme X______ et l’hospice ont persisté dans leurs conclusions respectives dans la cause A/1121/2012, qui a été gardée à juger avec avis aux parties.

27) Le 29 octobre 2010, l’hospice a conclu à l’irrecevabilité du recours à titre principal et, subsidiairement, à son rejet.

Les faits exposés dans la cause A/3265/2010 étaient identiques à ceux exposés dans la cause A/1121/2010. La question de la variation du taux d’activité était discutée dans le cadre de cette dernière. Le droit au paiement de vacances non prises aurait pu faire l’objet de conclusions dans ce cadre, dans la mesure où, libérée de son obligation de travailler, l’intéressée avait d’emblée remis un certificat d’incapacité de travailler. Le certificat de travail du 25 août 2010 était similaire, hormis pour les dates et quelques ajouts, à un certificat de travail intermédiaire du 28 avril 2010, qui n’avait pas donné lieu à contestation. Le recours du 29 septembre 2010 visait donc uniquement à réparer des omissions du recours initial. Il n’y avait pas lieu de le joindre à la cause A/1121/2010, dont les enquêtes étaient closes et dans le cadre de laquelle il ne constituerait qu’un troisième échange d’écritures, faute de portée propre.

Le recours était en outre mal fondé. La réduction du taux d’activité de Mme X______ s’était faite conformément aux exigences jurisprudentielles en cas d’absence d’accord de l’employé et était effective depuis le 1^er juin 2009, nonobstant le fait que l’intéressée ne l’ait pas acceptée. Le paiement des vacances non prises n’était pas justifié au regard des circonstances, Mme X______ ayant eu le temps de reprendre ses jours de vacances dus pendant le délai de résiliation dès lors qu’elle avait eu le temps de suivre une formation, nonobstant l’incapacité de travail dont elle se prévalait.

Enfin, Mme X______ n’avait pas interpellé l’hospice sur les modifications souhaitées du certificat de travail avant de recourir et, par ailleurs, la teneur de celui-ci était exacte et bienveillante.

28) Le 2 novembre 2010, le juge délégué a suspendu l’instruction de la cause A/3269/2010 jusqu’à droit connu dans la cause A/1121/2010.

1) Selon l'art. 132 al. 2 de la loi sur l'organisation judiciaire du 26 septembre 2010 (LOJ - E 2 05), le recours à la chambre administrative est ouvert contre les décisions des autorités administratives.

a. Au sens de l’art. 4 al. 1 de la loi sur la procédure administrative du 12 septembre 1985 (LPA - E 5 10) sont considérées comme des décisions les mesures individuelles et concrètes prises par l’autorité dans les cas d’espèce fondées sur le droit public fédéral, cantonal ou communal et ayant pour objet de créer, de modifier ou d’annuler des droits et des obligations (let. a), de constater l’existence, l’inexistence ou l’étendue de droits, d’obligations ou de faits (let. b), de rejeter ou de déclarer irrecevables des demandes tendant à créer, modifier, annuler ou constater des droits ou des obligations (let. c).

b. Les décisions doivent être désignées comme telles, motivées et signées, et indiquer les voies et délais de recours (art. 46 al. 1 LPA). Elles sont notifiées aux parties, le cas échéant à leur domicile élu auprès de leur mandataire, ordinairement par écrit (art. 46 al. 2 LPA). Une notification irrégulière ne peut entraîner aucun préjudice pour les parties (art. 47 LPA).

En l'espèce, l'hospice a été interpellé le 27 juillet 2010 par la recourante qui lui demandait de statuer par décision sur des prétentions pécuniaires qu'elle prétendait tirer de son contrat de travail, d'une part et, d'autre part, sur le contenu de son certificat de travail final. L'intimé a répondu qu'elle refusait la demande de paiement. Il s'est ainsi déterminé sur les prétentions pécuniaires de la recourante. Son courrier du 25 août 2010 doit donc être considéré comme une décision, entachée d'une irrégularité dès lors qu'elle ne comporte aucune indication des voies et délais de recours. Cette irrégularité n'a cependant pas entraîné de préjudice pour l'intéressée qui a été à même de s'adresser en temps utile à la chambre de céans.

2) La recourante réclame le paiement d'heures supplémentaires et de vacances non prises en raison de son état de santé.