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En la cause

contre

b. L’art. 20 al. 3 LACI prévoit – à titre non de simple prescription d’ordre, mais bien de condition formelle du droit – que le droit à l’indemnité de chômage s’éteint s’il n’est pas exercé dans les trois mois suivant la fin de la période de contrôle à laquelle il se rapporte. Il institue un délai de déchéance ou de péremption du droit pour la période de retard ; ce délai ne peut être ni suspendu ni prolongé, mais – aux conditions de l’art. 41 LPGA – il peut être restitué (ATF 117 V 244 consid. 3 ; 114 V 123 consid. 3b ; ATF 113 V 66 ; arrêt du Tribunal fédéral 8C_320/2010 du 14 décembre 2010 consid. 2.1 ; Boris RUBIN, Assurance-chômage et service public de l’emploi, 2019, n. 309).

c. Pour exercer valablement son droit, l’assurée doit remettre à sa caisse de chômage divers documents, énumérés à l’art. 29 al. 1 de l’ordonnance sur l'assurance chômage obligatoire et l'indemnité en cas d'insolvabilité du 31 août 1983 (OACI - RS 837.02) en ce qui concerne la première période de contrôle et à l’art. 29 al. 2 OACI s’agissant des périodes de contrôle suivantes. Le formulaire IPA doit être remis à la caisse pour chaque période de contrôle, correspondant au mois civil (art. 27a OACI).

d. Il sied de préciser que l’art. 29 al. 3 OACI – selon lequel la caisse de chômage impartit à l’assurée un délai convenable pour compléter les documents et le rend attentif aux conséquences d’une négligence – ne s'applique qu’en cas de présentation en temps utile de documents incomplets, mais pas si l'assurée n'a pas envoyé de documents (en particulier l’IPA) dans le délai de trois mois (Bulletin LACI ID, ch. C194). Ce délai ne permet pas de pallier l’absence de remise (notamment) de l’IPA en temps utile (arrêts du Tribunal fédéral 8C_320/2010 du 14 décembre 2010 consid. 2.2 ; 8C_840/2009 du 27 novembre 2009 consid. 3.2).

5.        a. Il incombe à la personne assurée de prouver que les documents qu’elle a envoyés à l’autorité ont réellement été envoyés et qu’ils l’ont été à temps. Cela vaut notamment pour les IPA, comme par exemple aussi pour les preuves des recherches personnelles d’emploi (Boris RUBIN, op. cit., n. 314 et 1116 s.).

b. La jurisprudence est rigoureuse. En cas d’envoi par la Poste, c’est la date de la remise du pli à la Poste suisse qui fait foi (art. 39 al. 1 LPGA), date correspondant à celle du sceau postal en vertu d’une présomption néanmoins susceptible d’être renversée, notamment par témoignage ou par photos (arrêts du Tribunal fédéral 9C_478/2017 du 5 mars 2018 consid. 1 ; 9C_791/2015 du 1^er septembre 2016 consid. 2). En cas de remise ou de prétendue remise dans une boîte aux lettres (de la Poste ou de la caisse de chômage), les allégations de l’assuré et d’éventuels témoignages quant aux circonstances de la remise (dont la date) doivent être appréciés avec circonspection ; il n’est pas exclu d’en tenir compte, même si les témoins sont des proches (arrêt du Tribunal fédéral 8C_460/2013 du 16 avril 2014 consid. 5).

c. Comme le Tribunal fédéral l’a rappelé dans un récent arrêt concernant la remise à temps de la liste des recherches d’emploi (8C_747/2018 du 20 mars 2019 consid. 2.2), malgré les pertes de documents pouvant se produire dans toute administration, la jurisprudence a presque toujours indiqué que les assurés supportaient les conséquences de l'absence de preuve en ce qui concerne la remise d’une telle liste (cf. arrêt C 294/99 du 14 décembre 1999 consid. 2a, in DTA 2000 n. 25 p. 122 ; cf. aussi les arrêts 8C_239/2018 du 12 février 2019 consid. 3.2 ; 8C_460/2013 du 16 avril 2014 consid. 3 ; 8C_591/2012 du 29 juillet 2013 consid. 4) et la date effective de la remise (arrêt C 3/07 du 3 janvier 2008 consid. 3.2). Le fait que des allégations relatives à la remise des justificatifs de recherches d'emploi (ou relatives à la date de celle-ci) soient plausibles ne suffit pas à démontrer une remise effective des justificatifs (ou une remise à temps). Une preuve fondée sur des éléments matériels est nécessaire (Boris RUBIN, op. cit., n. 32 ad art. 17). Cela vaut aussi pour la remise à temps des IPA.

6.        a. Pour l’établissement des faits pertinents, il y a lieu d’appliquer les principes ordinaires régissant la procédure en matière d’assurances sociales, à savoir, en particulier, la maxime inquisitoire, ainsi que les règles sur l’appréciation des preuves et le degré de la preuve.

b. La maxime inquisitoire signifie que l’assureur social et, en cas de litige, le juge, établissent d’office les faits déterminants, avec la collaboration des parties, sans être lié par les faits allégués et les preuves offertes par les parties, en s’attachant à le faire de manière correcte, complète et objective afin de découvrir la réalité matérielle (art. 43 LPGA ; art. 19 s., 22 ss, 76 et 89A LPA ; Ghislaine FRÉSARD FELLAY / Bettina KAHIL-WOLFF / Stéphanie PERRENOUD, Droit suisse de la sécurité sociale, vol. II, 2015, p. 499 s.). Les parties ont l’obligation d’apporter, dans la mesure où cela peut être raisonnablement exigé d’elles, les preuves commandées par la nature du litige et des faits invoqués ; à défaut, elles s’exposent à devoir supporter les conséquences de l’absence de preuve (art. 28 LPGA ; ATF 125 V 193 consid. 2 ; 122 V 157 consid. 1a ; 117 V 261 consid. 3b et les références).

c. Comme l’administration, le juge apprécie librement les preuves administrées, sans être lié par des règles formelles (art. 61 let. c LPGA). Il lui faut examiner de manière objective tous les moyens de preuve, quelle qu'en soit la provenance, puis décider si les pièces du dossier et autres preuves recueillies permettent de porter un jugement valable sur le droit litigieux. Il lui est loisible, sur la base d’une appréciation anticipée des preuves déjà disponibles, de refuser l’administration d’une preuve supplémentaire au motif qu’il la tient pour impropre à modifier sa conviction (ATF 131 III 222 consid. 4.3 ; ATF 129 III 18 consid. 2.6 ; arrêt du Tribunal fédéral 4A_5/2011 du 24 mars 2011 consid. 3.1).

d. Une preuve absolue n’est pas requise en matière d’assurances sociales. L’administration et le juge fondent leur décision, sauf dispositions contraires de la loi, sur les faits qui, faute d’être établis de manière irréfutable, apparaissent comme les plus vraisemblables, c’est-à-dire qui présentent un degré de vraisemblance prépondérante. Il ne suffit donc pas qu’un fait puisse être considéré seulement comme une hypothèse possible. Parmi tous les éléments de fait allégués ou envisageables, le juge doit, le cas échéant, retenir ceux qui lui paraissent les plus probables (ATF 130 III 321 consid. 3.2 et 3.3 ; 126 V 353 consid. 5b ; 125 V 193 consid. 2 et les références). Il n’existe pas, en droit des assurances sociales, un principe selon lequel l’administration ou le juge devrait statuer, dans le doute, en faveur de l’assuré (ATF 126 V 319 consid. 5a ; Ghislaine FRÉSARD-FELLAY / Bettina KAHIL-WOLFF / Stéphanie PERRENOUD, op. cit., p. 517 s.). Reste réservé le degré de preuve requis pour la notification de décisions, l’exercice d’un moyen de droit, le contenu d’une communication dont la notification est établie (ATF 124 V 400 ; 121 V 5 consid. 3b ; 119 V 7 consid. 3c/bb ; ATAS/286/2018 du 3 avril 2018 consid. 3 ; ATAS/763/2016 du 27 septembre 2016 consid. 4 et 5c).

7.        En l’espèce, la recourante soutient que ce n’est pas en raison de sa responsabilité, mais en raison d’un dysfonctionnement de la plate-forme informatique Job-Room que ses preuves de recherche d’emploi n’ont pas été des transmises à temps à l’OCE.

À titre préalable, il sied de répondre aux interrogations de la recourante concernant le fait que les décisions communiquées par l’OCE ne sont pas signées de manière manuscrite et transmises par voie électronique ; cet état de fait se justifie dès lors que – comme le souligne l’OCE – il s’agit d’un traitement de masse, étant précisé que la recourante n’a – à aucun moment – eu le moindre doute sur la validité de la décision et n’a pas subi de dommage ou de retard en raison de l’absence de signature manuscrite.

La recourante demande la production des fichiers informatiques de Job-Room, par l’OCE, afin de démontrer qu’elle a introduit dans le délai les recherches d’emploi dans le logiciel Job-Room.

Il est loisible à la chambre de céans, sur la base d’une appréciation anticipée des preuves déjà disponibles, de refuser l’administration d’une preuve supplémentaire, au motif qu’elle la tient pour impropre à modifier sa conviction.

Il est douteux que la preuve requise par la recourante soit utile pour la procédure, dès lors que ce qui lui est reproché n’est pas d’avoir introduit – ou pas – ses recherches dans la plateforme informatique Job-Room, mais de ne pas avoir transmis, avant le 5 du mois suivant, lesdites preuves de recherches à l’ORP. Alors qu’elle s’était rendue compte, au plus tard le 11 novembre 2020, que les preuves de recherches d’emploi n’avaient pas été enregistrées sur Job-Room, la recourante n’a pas réagi, dans des délais raisonnables, pour transmettre lesdites preuves de recherche d’emploi à sa conseillère. Ce n’est, en effet, que le 25 novembre 2020 - soit deux semaines plus tard - qu’elle a été en mesure de communiquer, par e-mail, les preuves de recherches d’emploi à cette dernière. La recourante, qui allègue des difficultés informatiques pour télécharger le document de l’OCE et justifie ainsi son retard, aurait pu et dû agir bien plus tôt, quitte à transmettre les preuves de recherches d’emploi par la Poste, en confectionnant, par exemple, l’équivalent du formulaire de l’OCE sur papier libre, ce qui était aisé à faire.

Compte tenu de ce qui précède et à défaut de preuves fournies par la recourante, la chambre de céans considère qu’il est établi, au degré de la vraisemblance prépondérante, qu’en raison d’une manipulation erronée, la transmission des preuves de recherches d’emploi n’a pas pu être effectuée par le biais de la plate-forme Job-Room. Cette hypothèse est renforcée par le fait que la recourante a également effectué une manipulation erronée en enregistrant l’e-mail destiné à l’ORP dans son dossier « brouillon » plutôt qu’en l’envoyant par e-mail à sa conseillère, comme cette dernière le lui avait demandé.

La recourante invoque des problèmes informatiques et produit un e-mail de réception de l’aide en ligne « Apple » sans toutefois qu’il soit possible d’établir un lien de causalité avec le retard pris dans la transmission de l’e-mail.

Il sied de rappeler qu’un assuré peut s’attendre raisonnablement à ce que des problèmes informatiques puissent intervenir, de temps en temps et retarder l’envoi des documents à l’ORP ; il lui appartient donc de prendre des mesures préventives, en envoyant, par exemple, manuellement ses preuves de recherches d’emplois, bien avant l’échéance du cinq du mois, de manière à s’assurer – en cas de problèmes informatiques – de disposer d’un délai lui permettant de réagir, voire de transmettre lesdites preuves de recherches d’emploi par courrier, ou de les déposer directement dans les locaux de l’ORP. De même, l’assuré doit se montrer diligent en contrôlant la confirmation de l’enregistrement de ses recherches dans le système Job-Room et en vérifiant l’envoi de ses preuves de recherches d’emploi de manière à s’assurer que ces dernières ont bien été transmises à travers la plate-forme Job-Room, avant l’échéance du cinq du mois suivant.

8.        Le principe de la faute étant admis, il convient de s’assurer de la proportionnalité de la sanction décidée par l’OCE.

En l’occurrence, l’intimé a revu sa première décision et appliqué la sanction stipulée au ch. D 79 1.C. du Bulletin LACI IC publié par le SECO (ci-après : barème SECO), qui prévoit une suspension d’une durée de 3-4 jours, en cas de recherches insuffisantes et qualifie la faute de légère, tout en soulignant qu’il s’agit d’un deuxième manquement.

Aucun élément ne permet à la chambre de céans de se distancer de l’appréciation de l’OCE, étant précisé que la sanction correspond au barème SECO.

9.        Partant, la décision querellée est bien fondée et la chambre de céans n’a d’autre choix que de rejeter le recours.

10.    Pour le surplus, la procédure est gratuite.

PAR CES MOTIFS,
LA CHAMBRE DES ASSURANCES SOCIALES :

Statuant

À la forme :

1.        Déclare le recours recevable.

Au fond :

2.        Le rejette.

3.        Dit que la procédure est gratuite.

4.        Informe les parties de ce qu’elles peuvent former recours contre le présent arrêt dans un délai de 30 jours dès sa notification auprès du Tribunal fédéral (Schweizerhofquai 6, 6004 LUCERNE), par la voie du recours en matière de droit public, conformément aux art. 82 ss de la loi fédérale sur le Tribunal fédéral, du 17 juin 2005 (LTF - RS 173.110); le mémoire de recours doit indiquer les conclusions, motifs et moyens de preuve et porter la signature du recourant ou de son mandataire; il doit être adressé au Tribunal fédéral par voie postale ou par voie électronique aux conditions de l'art. 42 LTF. Le présent arrêt et les pièces en possession du recourant, invoquées comme moyens de preuve, doivent être joints à l'envoi.

Une copie conforme du présent arrêt est notifiée aux parties ainsi qu’au Secrétariat d'État à l'économie par le greffe le