Décisions | Chambre administrative de la Cour de justice Cour de droit public

1) Madame A______ a été engagée par la direction générale de l’office de l’enfance et de la jeunesse (ci-après : DGOEJ) en qualité d’employée dans la fonction de secrétaire 3 auprès du service dentaire scolaire (ci-après : SDS) dès le 27 octobre 2014, en classe de traitement 12, à un taux d’activité de 90 %.

Un cahier des charges a été signé le 17 octobre 2014, lequel prévoyait que Mme A______ assurait le secrétariat de la cheffe du service, Madame B______, en établissant les communications entre celle-ci et les collaborateurs. L’intéressée devait gérer la correspondance adressée à la directrice, réceptionner, assurer le suivi et orienter les appels téléphoniques ou encore assurer le suivi des remplacements au quotidien ou à plus long terme et le suivi horaire du personnel du service. Elle devait également établir le planning et assurer le suivi administratif des entretiens d’évaluation et de développement du personnel (ci-après : EEDP) en lien avec le service des ressources humaines et logistique ainsi qu’effectuer le suivi des statistiques du personnel. Il était attendu de cette fonction une « proposition de procédures, outil de travail et démarches visant à améliorer le fonctionnement du service ».

2) Le 4 février 2015, lors d’un EEDP, pour lequel le formulaire indiquait la fonction de secrétaire de direction, le bilan de la responsable hiérarchique était positif.

Mme A______ a relevé son excellent contact avec sa hiérarchie. La transition avec la personne qu’elle avait remplacée avait été très rapide et il lui manquait un certain nombre d’éléments ; il y avait des choses à mettre à jour.

3) Le 2 décembre 2015, lors de l’EEDP, pour lequel le formulaire indiquait la fonction de secrétaire de direction, plusieurs items de l’évaluation étaient non maîtrisés et quatre objectifs à réaliser immédiatement ont été fixés.

Mme A______ a relevé qu’elle s’était beaucoup investie et s’est déclarée d’accord avec les reproches formulés, mais souhaitait modérer les propos car ils ne reflétaient pas l’intégralité de son travail.

4) Le 16 mars 2016, dans l’EEDP en vue de la nomination de l’employée, le formulaire indiquait la fonction de secrétaire 3. La directrice a relevé que Mme A______ avait fait des efforts dans sa communication et s’était améliorée dans la gestion du planning hebdomadaire, mais le rôle d’une secrétaire de direction consistait à anticiper les problèmes, maîtriser tous les aspects procéduraux et légaux, ce qui permettait de soulager sa hiérarchie. Le rôle n’était toujours pas rempli et une nomination au terme de la période probatoire ne pouvait être envisagée.

Dans ses commentaires du 24 mars 2016, Mme A______ s’est déclarée surprise par cette évaluation, ayant reçu un SMS de félicitations de la directrice peu avant. Depuis un an et demi, elle assumait les tâches d’une assistante de direction selon la définition donnée pour la fonction-type par l’office du personnel de l’État (ci-après : OPE) et non pas celles d’une secrétaire 3. Elle avait fait de son mieux pour remplir un rôle pour lequel elle n’avait pas été recrutée et pour lequel elle était évaluée.

5) Le 30 mai 2016, Mme A______ a été entendue en regard de l’insuffisance des prestations fournies.

Lors de l’entretien, Mme B______ a relevé que depuis l’EEDP du 16 mars 2016, l’attitude de Mme A______ avait changé, devenant agressive, voire provocante. Il y avait des erreurs, des problèmes de communication et des plaintes de collaborateurs concernant le ton employé par Mme A______ avec eux. La situation était susceptible de conduire à la résiliation des rapports de service.

6) Le 9 août 2016, la DGOEJ a résilié les rapports de service de Mme A______ avec effet au 30 novembre 2016.

7) Dans une lettre du 16 janvier 2017, Mme A______ a accusé réception d’un certificat de travail dont elle contestait la teneur.

La formulation utilisée : « a eu pour charge d’effectuer et s’est efforcée », alors qu’elle avait travaillé de manière effective sur toutes les tâches listées, n’était pas exacte. De plus, seule une partie des tâches qu’elle avait effectuées était mentionnés. Elle avait effectué le travail d’une secrétaire de direction. Il était choquant de « payer » une erreur d’aiguillage remarquée après plus d’un an et de lui reprocher ensuite de ne pas avoir fait correctement un travail qui ne lui avait pas été demandé initialement. Son certificat de travail la pénalisait pour la recherche d’un nouvel emploi.

Son certificat étant particulièrement négatif, elle demandait qu’il soit revu afin qu’il puisse être plus représentatif du travail accompli et lui permette de retrouver rapidement un poste de travail.

8) Le 3 février 2017, un nouveau certificat de travail a été remis à Mme A______.

Le certificat de travail indiquait que Mme A______ avait été employée en qualité de secrétaire 3 à 90 % au sein du SDS du 27 octobre 2014 au 30 novembre 2016. Était ensuite précisée la mission du SDS puis les activités exercées par Mme A______, soit :

« - assurer le secrétariat de la médecin-dentiste directrice du SDS ainsi que des autres membres de la direction ;

- planifier les affectations des médecins-dentistes et des assistantes dentaires dans les cabinets dentaires en dehors des périodes scolaires ;

- organiser les remplacements en cas d’absences des assistantes dentaires ;

- élaborer les projets de certificat de travail en lien avec les hiérarchies ;

- constituer les dossiers d’engagement des nouveaux collaborateurs ;

- procéder aux calculs de soldes vacances dans le cadre des congés maternité ;

- assurer les liaisons administratives avec l’administrateur du pôle de la promotion de la santé et de la prévention, la DGOEJ, les autres services de l’OEJ, les institutions ainsi qu’avec les usagers.

Lors de sa prise de fonction, Madame A______ s’est investie dans la mise en place d’outils plus actuels utiles à la gestion administrative de son poste, tels que des supports, des listings et des bases de données.

Dans le cadre d’un environnement complexe et multi-sites, Mme A______ s’est efforcée d’assurer le support administratif nécessaire à sa hiérarchie en s’impliquant dans son travail et en cherchant toujours à être impartiale dans le traitement de ses dossiers ».

Le certificat était cosigné par la responsable des ressources humaines de l’office de l’enfance et de la jeunesse (ci-après : OEJ) et la directrice du SDS.

9) Par courriel du 9 février 2017 adressé à la responsable des ressources humaines de l’OEJ, Mme A______ a demandé une modification du certificat de travail.

Le passage contenant « s’est efforcée » demeurait et celui-ci était préjudiciable. Aucun terme péjoratif ne devait pas figurer dans un certificat de travail. Celui-ci ne reflétait pas la réalité de son travail puisqu’elle avait pris en charge l’ensemble des tâches relatives au support administratif de sa direction. Le passage devait être remplacé par « a assumé » ou « a été en charge ».

D’autre part, elle souhaitait que soit ajoutée la mention « ce certificat ne contient pas de message codé » dans le document.

10) Par envoi recommandé du 17 février 2017, la directrice du SDS a refusé la modification du certificat de travail du 3 février 2017. La lettre contenait des voies de recours.

Les informations contenues dans un certificat de travail et portant sur la qualité du travail devaient être objectives et exactes. Au vu des EEDP, ils ne pouvaient que mentionner que l’employée s’était efforcée d’assurer le support administratif nécessaire à sa hiérarchie.

Il était interdit de remettre des certificats de travail codés. L’absence de message codé allait donc de soi.

11) Par acte mis à la poste le 17 mars 2017, Mme A______ a interjeté recours auprès de la chambre administrative de la Cour de justice (ci-après : la chambre administrative) contre la décision de la directrice du SDS refusant de modifier le certificat de travail, en concluant à ce que la directrice du SDS soit invitée à émettre un nouveau certificat de travail avec les modifications suivantes :

- remplacement de la fonction de « secrétaire 3 » par la fonction de « secrétaire de direction » ;

- ajout de la mention « à la pleine et entière satisfaction de sa hiérarchie » à la fin du paragraphe commençant par « lors de sa prise de fonction » ;

- remplacement de la mention « s’est efforcée d’assurer le support administratif » par « a assuré le support administratif » ;

Tous les frais de la procédure devaient être mis à la charge du SDS.

La signature de la messagerie électronique utilisée dans le cadre de ses fonctions indiquait « secrétaire de direction ». Les EEDP des 4 février et 2 décembre 2015 décrivaient sa fonction comme telle.

La tournure « s’est efforcée de » impliquait clairement qu’elle n’avait pas accompli ces tâches à la hauteur des attentes de son employeur. Ce jugement lui semblait particulièrement injuste car elle avait largement excédé son cahier des charges en prenant l’initiative de moderniser le mode opératoire du service. Ces initiatives personnelles avaient impliqué un très grand nombre d’heures supplémentaires non rémunérées ni compensées. Elle avait fait preuve d’une grande disponibilité en dehors des heures usuelles de travail, par exemple pour la planification des remplacements en cas d’absences des assistantes dentaires qui impliquait d’être joignable le matin dès 6 h, en soirée jusqu’à 22 h et durant les week-ends et les vacances. Elle avait pris des décisions d’ordre managérial comme l’octroi ou le refus d’une demande de congé ou la désignation d’une remplaçante.

Ce n’était qu’à partir du mois d’octobre 2015 que sa capacité de travail avait été diminuée par de graves événements personnels. Il était particulièrement injuste que son certificat, qui devait porter sur l’ensemble des rapports de travail, y compris la période pendant laquelle ses EEDP étaient positifs, ne le mentionne pas.

12) Le 20 avril 2017, la direction des affaires juridiques du secrétariat général du département de l’instruction publique, de la culture et du sport (ci-après : DIP) a répondu au recours en concluant à son rejet.

L’annonce parue dans le bulletin des places vacantes de l’État de Genève, le cahier des charges et le contrat d’engagement de Mme A______ indiquait la fonction de « secrétaire 3 ». Le descriptif des activités correspondait à cette fonction, selon la définition donnée par l’OPE. La fonction d’« assistante de direction » comprenait des tâches administratives et le secrétariat complet d’une direction générale au plus haut niveau, impliquant la prise de décisions en vertu d’une délégation de pouvoirs, après examen complet de dossiers ou de situations particulières. La fonction de secrétaire de direction n’existait pas dans le catalogue des fonctions de l’OPE et il en était fait mention dans les EEDP des 4 février et 2 décembre 2015 car il s’agissait effectivement de la définition des tâches d’une « secrétaire 3 », qui devait gérer le secrétariat d’un supérieur hiérarchique.

Les tâches effectuées par Mme A______ n’excédaient pas son cahier des charges. Celui-ci prévoyait qu’il était attendu des propositions de procédures, outils de travail et démarches visant à améliorer le fonctionnement du service.

Il était contesté que Mme A______ ait eu à prendre des décisions relatives à l’octroi ou un refus de congé ou à la désignation d’une remplaçante ni qu’elle ait effectué des heures supplémentaires sans que celles-ci aient été compensées. Elle était au bénéfice d’une indemnité de téléphone à hauteur de CHF 50.- par mois mais il ne lui était pas demandé de répondre aux appels dès 6 h et jusqu’à 22 h ni durant les week-ends et les vacances.

Les erreurs de plannings et la communication de Mme A______ avaient engendré d’importantes complications, de l’incompréhension voire de l’agacement pour les assistantes dentaires, notamment. De nombreuses doléances étaient parvenues à la directrice. Des courriels et des extraits d’EEDP d’autres employés ou fonctionnaires étaient produits.

Le certificat de travail était conforme aux exigences du mémento des instructions de l’OPE (ci-après : MIOPE). Les indications contenues étaient objectives et exactes. L’appréciation « à notre entière satisfaction » n’était admissible que dans les cas où le travailleur avait fourni une prestation supérieure à la moyenne.

En tous points conformes aux différents EEDP, le certificat de travail était objectif et exact sur la qualité de la prestation fournie.

Toutefois, par gain de paix, le DIP proposait que le paragraphe litigieux soit formulé de la manière suivante : « dans le cadre d’un environnement complexe et multi-sites, Mme A______ s’était impliquée dans son travail cherchant toujours à être impartiale dans le traitement de ses dossiers ».

13) Le 24 mai 2017, sous la plume d’un mandataire, Mme A______ a répliqué.

S’agissant de la qualification du poste de travail, le terme de « secrétaire de direction » qui avait été utilisé dans les premiers EEDP correspondait bien à la définition de « secrétaire 3 » dans le jargon administratif des fonctions de l’État de Genève. Partant, la mention secrétaire de direction  pouvait compléter, cas échéant entre parenthèse, celle de « secrétaire 3 » dans le certificat de travail. Cette formulation avait l’avantage indéniable de clarifier le type de fonction pour un employeur non coutumier de la terminologie administrative.

La modification proposée par l’intimée était acceptable.

Dans la mesure où ce n’était que dans sa réponse que l’intimée avait accepté de modifier sa formulation, il convenait de mettre à sa charge la totalité des frais.

1) L’art. 31A de la loi générale relative au personnel de l’administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux du 4 décembre 1997 (LPAC - B 5 05), applicable aux rapports de travail de la recourante, prévoit la voie de recours auprès de la chambre administrative contre les décisions relatives au certificat de travail.